如何发起一场高活跃的线下活动?(策展人手记完整版)

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我在广州有参与一个读书会,我们这个读书会的特点就是每期活动按照策展人的思路来办一期活动,有一次我就办了一期生活美学的沙龙。

这个活动的初衷从一本《品味四讲》的书里提炼一个理念:这本书的核心就是美学有没有可能不那么高大上,可以接地气一些,从自己日常生活中的食、衣、住、行四个部分中找到独特的生命风格。

我就开始邀请在食、衣、住、行四个方面都有自己特色的嘉宾来分享他们的故事,我就开始通过朋友介绍,微信群里,通过微博、微信、知乎等等到处找人。

居然找齐了我想要的几位嘉宾。

对这个话题感兴趣的人特别多,我们请了很好的摄影师帮我们拍照,也请了很好的茶师帮我们泡茶,同时我也请了很多托儿,潜入到每个小群里面带动大家分享。

我们选了一家我们之前常去办活动的茶馆私人会所,这家茶馆可以免费给我们用,只需我们捐赠一些书,大家来的时候就需要带上一本书就可以了。

活动流程,我们就是分为活动前中后三个部分,比如参加活动前必须先读书提交300字的读后感分享到群里之后,才能通过报名,活动中我们先是嘉宾分享他们各自在食、衣、住、行的领域中的生活方式,然后是小组分享读后感:说一下自己在生活中的体会到的一些美好的故事,活动后鼓励每个小组安排一次团体出游的活动,比如根据分享的内容,有的组就会安排一起去吃广州的早餐,有的会一起穿汉服去拍摄,我就约了一起喝酒,哈哈。

整个流程不单只是考虑到了活动当天,包括活动前的准备或活动后的出行等等,就比简单地来听别人讲一下更有参与感了。

如何发起一场高活跃的线下活动

一、活动前的准备?

1.如何找到一个吸引人的活动主题??

组织线下活动的第一件事情就是确定主题,你希望通过一个什么样的主题来吸引大家参与呢?主题直接影响报名人数。

活动尽可能在内容上,形式上有很多创新的吸引点!我们办茶会的时候就不会简单地一起来喝喝茶聊聊天那么简单,有一次我们就邀请了当地很有名的昆曲社里的几位朋友来为我们助阵,讲解昆曲的来源历史同时穿上水袖现场表演了几曲,活动选用的茶也是来自台湾著名的东方美人,还邀请了专业的茶师来冲泡,一边喝茶聊天,一边欣赏昆曲,很是惬意。

创新的方法绕过常人的思维另辟蹊径。比如你是线下餐饮店就不要搞试吃活动,做音乐会一起学弹吉他,比如你是美容院,就不要搞新产品体验,做女性深夜读书会。尽量地把线下空间的空闲时间用上,尽量地和竞争对手差异化,尽量低避开常人的思维,另辟蹊径。

小贴士:如何吸引怎么来!怎么有趣怎么来!

2.如何找到一个符合主题的场地??

第二件事情就是要找好合适的场地,你根据不同的主题来找,比如我们打算在广州的黄埔古村里面的一家百年老宅里做一期汉字书法之美,这个场地就比较符合我们的主题,古色古香。

找场地的时候,我们首先是找自己朋友的场地,因为相应价格会比较低,自己人的场地用起来也比较自在,如果没有的话,我们就会找一些合适的咖啡厅或者书吧等等。另一个方式就是找到新开的场地合作,他们一般对于新客源需求比较大,会免费给一些组织办活动,我们现在会有一些场地的人知道我们这个组织之后,都会邀请我们去他们那边举办一些活动来给他们的场地带一些人气。一个合适的场地是可以实现共赢的,参与者可以有相对比较低的费用门槛报名,场地方可以来动人气,组织方可以相对低的价格使用场地。

小贴士:找到互补型的合作方非常重要!

3.如何找到的工作人员和分享嘉宾? ?

第三件事情就是要找人,首先是工作人员,我们叫策展组,策展组里一般有几个的角色:发起人、主持人、场服、摄影师。其次是分享嘉宾,可以从微群里,朋友介绍,网络大V。

如何找到工作人员?

发起人

第一个是发起人,他负责整个活动的执行,包括和分享嘉宾对接,场地对接,招生宣传等等,一定是这个策展团队里的主心骨,他来领导整个活动的进程。

主持人

第二个角色主持人,负责当天的主持,需要根据嘉宾的资料和PPT来拟一份主持稿,要有一定主持能力,更重要是控场能力,一定要控制好时间。

场服

第三个角色就是场服,负责当天茶水点心签到服务等等,有的时候发起人要忙其他接待的事情,那场服就可以帮忙接待一些来的人。

摄影师

第四个角色就是摄影师,一定要有!

一个活动办的效果怎样,没参加的人是很难感知的,但是如果你拍的照片好的话,那是能吸引很多人下次参与的。摄影师最好可以用单反和手机各拍一些,活动结束之后可以马上把手机的照片分享到群里,方便大家发朋友圈。

如何找到找嘉宾?

嘉宾是活动的灵魂。嘉宾是活动的灵魂。嘉宾是活动的灵魂。找嘉宾一定是最值得用心,最值得耐心做好的一环,其他都是辅助。

社群成员

第一个方式就是发动群里的人,比如有的时候我会在群里观察,看到有一些比较能分享的群友,就会约他们做一次分享。

朋友介绍

第二个方式就是通过朋友介绍,比如你定好了一个主题,你就可以问问朋友们有没有合适的人推荐,一般靠谱的朋友推荐,都是比较合适的。

网上大V

第三个方式就是在网上找大V,你可以通过知乎、微博、微信等等找到你想要找的人,同时因为这些网络上已经有一定他们的分享,所以主要考虑他们的口才表达能力就好了。

到这里可能会有人会问,这些工作人员和分享嘉宾要不要给钱,我觉得是看活动性质而定的,比如非盈利性的可能就没有很多经费,这个时候可以适当请嘉宾和工作人员一起吃饭或者送一份小礼物等等,如果是盈利性的活动,那应该按一定的比例支付嘉宾课酬,工作人员的费用也看情况,有的活动本身比较有价值,那就可以招募志愿者参与。

小贴士:诚意和实际利益同样重要。

二、活动中的执行

活动流程

定好主题搞定人之后,就要设置当天的活动流程了,我们一般是按照三部曲来设定,首先是嘉宾分享,其次到小组讨论,最后是总结。如果时间太长的话,中间可以安排茶歇时间。

小贴士:嘉宾-小组-总结

活动宣传

当你的主题、嘉宾、活动流程都定好之后,就可以开始着手宣传了,先不说文案够不够吸引人,文案要包含主题、时间、地点、费用、报名方式这些最最基本的关键信息。

如果有公众号就可以用公众号编辑文案推送,没有的话就通过微信群里发布,或者借助第三方平台。

比如我知道的有几个平台是可以发布活动的:豆瓣同城、周末去哪儿、取暖、天生玩家等等,你可以发布到这些平台,他们会有一定流量引入给你,然后自己的朋友圈转发一下,在群里多次提醒一下。

活动现场

交通

活动当天大家都会陆陆续续出发,事先一定要提醒好地点在哪,做什么车,怎么走,因为太多太多路痴了,一定要详细清晰。

签到

到了现场就安排签到,最好能挂上横幅或者易拉宝,让来的人容易找到。正常就是按照报名名单签名,好玩一点可以来个刷脸入场。

主持

时间差不多了主持人就要准备开场了,介绍主办方,介绍主题,介绍嘉宾等等,时间充裕的话,可以大家自我介绍一下。嘉宾分享的时候要留心听,以便提问嘉宾。

分享

有很多分享嘉宾是第一次公众演讲的,所以主持人可以多给嘉宾鼓励,观众也要多点掌声,嘉宾注意掌握时间,多和观众互动。

小组

分享完之后我们一般的做法都是会有一个小组分享,尽量让每个人都参与进来,可能的话可以让性格比较活跃度人分散到不同的组里。

小贴士:把握整体气氛,注意执行细节。

三、活动后的回顾

有位社群达人提醒我,一场活动最宝贵的财富其实是回顾,而不是活动本身。

深以为然。

当天回顾

摄影师要当天的时候把照片发到微信群里让大家可以发朋友圈,如果能配备微单+单反是最好,最好合影的时候能够拉上横幅,宣传效果特别好。

事后回顾

主办方要及时通过公众号发布活动回顾,让其他没能来现场的人也能感受到现场活跃气氛。很多人之所以不参加活动,主要是看不到活动效果,感受不到现场氛围,如果你能把回顾写好,其实也是为下一次活动做了铺垫。

小贴士:回顾要及时,要精彩,要图文并茂。

总结计划

活动结束之后,策展组也需要总结一下这次活动的经验,主题、嘉宾、场地、流程、宣传等等,适当地抽样调查参与者的体验,努力完善。

文章作者:杨坤龙

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